Специалист по документообороту/Помощник руководителя

Требуемый опыт работы: от 2 лет

Обязанности:

• Документооборот (бумажный и электронный);
• Работа с документами - регистрация, роспись, подготовка проектов и размещение резолюций, сканирование и размещение документов в системах, поиск и выгрузка документов по запросу;
• проверка оформления, редакторская и корректорская правка;
• обеспечение согласования и подписания проектов документов;
• ведение учета, обработки документов;
• передача документов на исполнение сотрудникам;
• контроль исполнения поручений сотрудниками,
• работа с бумажным и электронным архивом
• разработка и актуализация номенклатуры дел организации;
• Ведение графика руководителя в календаре;
• Подготовка материалов: таблицы, документы, презентации и т.д. (Google docs, MS Office);
• Сбор и передача документов на подпись руководителю;
• Прием и отправка корреспонденции курьерскими службами
• Организация совещаний (заказ пропуска, сопровождение участников совещания, кофе-брейк);
• Коммуникация с сотрудниками, контроль выполнения задач команды;
• Подготовка совещаний отдела: составление повестки и формирование отчетов по результатам совещания;
• Разработка нормативно-методических документов по направлениям;
• Подготовка справочно-статистических материалов, отчетность по направлениям
• Изредка поездки по Москве по поручению руководителя;
• Работа с конфиденциальной информацией.

Требования:

• Высшее образование;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Знание правил офисного этикета;
• Знание офисных программ, работа с офисной техникой любой сложности;
• Умение самостоятельно решать возникающие организационные вопросы;
• Уверенный пользователь ПК (Excel – обязательно, Word, PowerPoint и т.д.);
• Знание стандартов оформления разных видов документов, правил и сроков их хранения, разработка деловых бумаг, знание порядка регистрации и учета входящей и исходящей корреспонденции;
• Умение работать с планировщиком задач;
• Стрессоустойчивость;
• Высокая работоспособность;
• Работа в режиме многозадачности;
• Организаторские способности.

Условия:

• Работу в компании, осуществляющей значимый социальный вклад;
• Работу над масштабными задачами в команде единомышленников;
• Оформление по ТК РФ;
• Конкурентная заработная плата, обсуждается с успешным кандидатом;
• Возможность профессионального и карьерного роста;
• Современный офис с собственной инфраструктурой (парковка, спортзал, кофейня и обустроенная терраса на крыше) в 7 минутах пешком от метро Тропарёво;
• Мы за спорт и командный дух: от зарядки в опенспейсе до Спартакиады с матчами по кёрлингу и даже киберспорту.