- организация делопроизводства и документооборота, контроль за организацией хозяйственной деятельности; - участие в оптимизации процесса движения документов в системе электронного документооборота (от вхождения документа до помещения документа в архив; - подготовка нормативных документов в рамках деятельности отдела; - организация подготовки технических заданий в рамках деятельности отдела (обслуживание зданий, клининг, охрана, фельдъегерская связь, материальное снабжение (канцтовары, мебель, и т. д.), обслуживание лифтового оборудования, аренда корпоративного автотранспорта и др. - проверка исходящих и организационно-распорядительных документов на соответствие правилам русского языка и положениям Инструкции по делопроизводству; - подготовка сводной номенклатуры дел; - организация личного приема граждан, подготовка ответов на обращения граждан, обработка обращений, поступающих на портал "Прямая линия Президента", посредством платформы обратной связи "Госуслуги"; - свободное владение системами АРМ МЭДО и АРМ МЭДО ДСП; - взаимодействие с Федеральным архивным агентством, Государственным архивом Российской Федерации по вопросам формирования архивного фонда ведомства; - формирование архивных дел постоянного срока хранения для передачи в Государственный архив Российской Федерации; - контроль исполнительской дисциплины; - ведение планов процессов реинжиниринга и аудита по клиентоцентричности (в рамках деятельности отдела).

- организация работы отдела «с нуля»; - внедрение системы электронного документооборота (1С), выполнение функций администратора СЭД (создание и удаление учетных записей, внесение в них изменений, заведение номенклатуры дел, формирование регистрационных номеров для документов, ведение электронного архива, организация работы по переходу системы на новый календарный год); - разработка и внедрение организационно–распорядительных документов, регламентирующих документооборот между структурными подразделениями; - разработка сводной номенклатуры дел; - организация работы по приему, регистрации входящей и исходящей корреспонденции, в том числе с пометкой ограниченного распространения; - ежедневное ведение контроля исполнения поручений, подготовка еженедельных докладов руководству о поручениях не исполненных в срок, ежемесячная подготовка отчетов об исполнительской дисциплине; - проверка организационно-распорядительных документов на соответствие требованиям Инструкции по делопроизводству; - ведение протоколов оперативных совещаний, а также протоколов в части проектной деятельности; - подготовка технических заданий и организация получения коммерческих предложений от поставщиков на заключение контрактов в рамках деятельности отдела (44-ФЗ); - организация отправки почтовой корреспонденции; - подготовка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архивную организацию.

- общее руководство секретариатом, распределение задач между работниками секретариата. Общая численность подразделения 20 человек; - организация приема, регистрации и направление на рассмотрение поступающей в Общество корреспонденции; - контроль подготовки и оформления организационно-распорядительных документов, согласование, регистрация и доведение до сведения работников; - контроль исполнения документов; - проведение внутренних проверок состояния делопроизводства в структурных подразделениях; - администрирование программы электронного документооборота Lotus Notes; - на время отсутствия помощника руководителя организация работы приемной (передача документов на рассмотрение руководству, подготовка сопроводительных писем, оформление командировок, заказ билетов, регистрация внутренних документов в системе электронного документооборота (Lotus Notes), прием и распределение звонков, прием посетителей); - подготовка отчетов, обеспечение МТЦ.

Сквозные цифровые технологии в управлении имуществом, Прикладная информатика

Юридический факультет, юрист