Как собрать зрелый процесс подбора и поднять авторитет HR в глазах бизнеса

Симптомы незрелого подбора

Свою карьеру Марина начинала как рекрутер: снимала заявки на подбор, искала нужных людей, проводила собеседования. Почти 10 лет такого опыта помогают ей сейчас, когда она вместе с командой Talantix занимается созданием специального софта для рекрутеров — как никто другой, она знает слабые места подбора и ищет пути их улучшения.

Как рекрутер-практик, Марина выделяет такие сигналы, что с подбором что-то «не так»:

• рекрутер как белка в колесе: да, периоды бывают разные и иногда загрузка очень высокая, но если рекрутер в хроническом стрессе или выгорает — пора пересмотреть подход к работе;
• путаница по кандидатам: это касается компаний, где не один рекрутер, а команда: если непонятно, кто по какому кандидату работает, что было сделано, а что в работе, то есть проблема с распределением задач и синхронизацией процессов;
• отчеты на коленке, чтобы оправдаться: если вдруг приходит руководитель и говорит, что месяц прошел, а ничего не сделано;
• претензии линейных руководителей;
• нет возможности запросить бюджет на расширение штата или автоматизацию, так как нет экспертизы, чтобы обосновать такой шаг.

Многие из этих пунктов обострились в условиях работы в распределенных командах: непонятно, кто чем занят, процессы замедляются. Если вы узнаете себя и свою ситуацию, читайте дальше, чтобы разобраться, чем опасен такой синдром и что предпринять прямо сейчас, чтобы сделать рекрутмент надежным партнером для бизнеса.

Чем опасен «синдром незрелого подбора»

Коварство в том, что мы ко всему привыкаем и даже рутина с выгоранием могут казаться чуть ли не нормой. На самом деле незрелый подбор опасен не только для продуктивности и самочувствия самого рекрутера, но и для успешного развития компании:

• замкнутый круг: рекрутеров поглощает рутина —> нет свободных рук —> нет времени для принятия стратегических решений —> еще больше рутины;
• страдают сроки и качество найма;
• лучшие кандидаты оказываются у конкурентов.

Средний срок закрытия вакансий — немассовых — составляет около месяца, если вы ищете дольше, то это потери: не только вырастает цена найма одного сотрудника, но и упускаются лучшие кандидаты.

Что предпринять: три первых шага

Если у вас с подбором не все гладко, вот первые три шага, которые помогут стать на путь улучшений:

1. замерьте срок найма и время/стоимость, которые на него уходят;
2. спросите бизнес про удовлетворенность функцией подбора: поговорите по душам с линейными руководителями и спросите, чем они довольны и что, наоборот, хотелось бы прокачать;
3. посмотрите на прямых конкурентов и коллег в индустрии: проанализируйте, в чем вы впереди, а с чем отстаете.

Эти шаги — ваш способ движения вперед. Срок найма дольше среднего? Нужно анализировать воронку и искать там проблемные зоны. Линейные руководители сетуют на непрозрачность подбора? Пришло время подумать об удобной CRM-системе для рекрутмента.

Ход конем: здоровый процесс подбора вместе с автоматизацией

Один из способов улучшить подбор по всем фронтам — использование автоматизации. Она позволяет не только сократить количество рутины и переключиться на стратегические задачи, но и в целом делает процесс здоровым: видно результаты работы, руководитель знает, кто чем занят, не нужно тратить время на составление отчетов.

Все эти функции предоставляет Talantix — облачная CRM для рекрутмента от hh.ru. Павел Мартышев рассказывает, почему технический департамент компании перешел на собственный продукт и что ему это дало.

Кейс: почему технический департамент hh.ru использует Talantix для подбора

Всего в hh.ru работает больше 700 человек, из них около 150 — команда разработки. На такую численность персонала есть четыре рекрутера: двое отвечают за технические специальности, двое — за остальные вакансии. В отдел разработки постоянно ищут новых сотрудников: по разработке, тестированию, Big Data и Data Science. Поскольку нужны только топовые специалисты, поиск тщательный и занимает от одного до четырех месяцев: для одного найма рекрутеры просматривают сотни резюме, проводят десятки собеседований, дают кейсы и тесты на отдельные вакансии.

Какие были проблемы

Павел Мартышев, технический директор hh.ru, рассказывает, что до внедрения Talantix у команды была проблема с непрозрачностью и непрогнозированностью подбора: непонятно, что происходит именно сейчас и как скоро закроют позицию. Бывало, что из-за этой суматохи с кандидатом связывались через две недели после отклика: в IT это непростительно — если не связаться со специалистом в течение недели, его уведут в другой проект.

Сохранность данных и совершенствование продукта — решающие причины перехода

Хотя хаос сам по себе уважительная причина для оптимизации процесса подбора, решающими для перехода на Talantix стали две причины:

• Dogfooding — это нормальная мировая практика, к которой мы решили присоединиться. Компания использует собственные продукты, чтобы смотреть на них глазами не только создателя, но и клиента, и в результате помогает сделать их еще лучше;
• Во время проверок Роскомнадзор нашел незначительные нарушения Федерального закона «О персональных данных»: согласно законодательству РФ, персональные данные должны храниться на серверах, что расположены на территории России. До этого в компании использовали Jira, от которой пришлось отказаться, потеряв всю базу кандидатов и историю взаимодействия с ними. Вот тогда и перешли на Talantix, который соблюдает 152-ФЗ и помогает в этом своим клиентам — с ним можно не переживать, что все правильно и безопасно.

Чем удобен Talantix для IT-руководителя

Как линейный руководитель и заказчик, Павел выделил несколько любимых возможностей Talantix:

• вся информация о кандидатах и история взаимодействий с ними в одном месте: не нужно копаться в почте или листать историю в мессенджере, чтобы найти нужный файл или информацию;
• система находит дубли кандидатов и автоматически подтягивает историю: очень удобно смотреть, чем закончилось общение и стоит ли брать кандидата второй раз в работу;
• можно настроить подбор под разные типы вакансий: под некоторые вакансии есть тестовые, под другие — нет, все это и многое другое можно настроить под каждый поиск отдельно;
• есть мобильная версия: можно работать в дороге или быстро просмотреть кандидатов, когда под рукой нет ноутбука;
• можно настроить приватность комментариев: руководитель делает видимыми комментарии только для себя и рекрутера, так никто не переживает, что сторонний подсмотрит зарплату или другие закрытые данные;
• онлайн-собеседования в один клик на базе Microsoft Teams: прямо из Talantix можно отметить в Google Calendar встречу — очень удобно при удаленном формате работы;
• удобная интеграция тестовых заданий для ускорения подбора.

Если резюмировать, то Talantix делает подбор прозрачным — вы понимаете, что происходит, можете прогнозировать скорость закрытия вакансий, видите узкие места подбора и работаете над ними. Павел отмечает, что весной команда перешла на удаленный формат, но при этом подбор нисколько не пострадал: без CRM такой переход оказался бы болезненным и тяжелым для сотрудников.