Как выбрать подрядчика на аутсорсинг

Зона ответственности провайдера и процесс передачи функции на аутсорсинг

Перед тем как выбирать подрядчика, нужно понять, что будет входить в зону его ответственности. Выделим основные моменты:

• своевременный выход персонала;
• отсутствие перевыставляемых затрат на персонал на время простоя или неполной загрузки;
• материальная ответственность за простой оборудования и техники;
• ответственность за нанесение ущерба и порчу материалов, оборудования, товаров;
• страхование ответственности.

При этом передача самой функции будет проходить в три этапа:

1. передача управления провайдеру;
2. период интеграции функции (клиент еще участвует в управлении);
3. отчетный этап: утверждение итоговой модели и ответственности провайдера.

Серые провайдеры — это риски

В России около 70% провайдеров работают в «серой» зоне. Сотрудничество с ними чревато финансовыми и репутационными рисками.

Кейс из практики: в одной из крупных продовольственных розничных сетей провайдер пользовался услугами персонала из союзных республик. При проверке ФМС из-за отсутствия необходимого пакета документов их забрали и задержали на 48 часов. В результате вынужденного простоя компания понесла потери: отгрузка продукции была приостановлена, магазины не получили товар, как следствие — сорвался план продаж, потерян товар с ограниченным сроком годности, ситуация оказала негативное влияние на репутацию компании.

Формат open book (открытая книга) — что это такое и для чего нужен

Когда вы сформировали внутреннюю потребность — сказали «да» идее отдать функцию на аутсорсинг и составили бюджет, настает этап мониторинга рынка. Вот здесь становится важным формат open book — предоставление открытой и прозрачной информации. Причем как финансовой, так и юридической.

Почему это важно и нужно? Как минимум, чтобы:

• понимать, какие дополнительные затраты провайдеры включают в ставку;
• выделить ФОТ из ставки;
• иметь возможность корректно сравнить разные по наполненности предложения;
• оценить добросовестность и прозрачность подрядчиков.

Добросовестный провайдер может свободно показать налоги и социальные отчисления (отдельно от ставок сотрудников), затраты на спецодежду, если такая необходима, различные дополнительные затраты и свое вознаграждение.

Немотивированный отказ предоставить информацию по расходам означает, что исполнитель не понимает своих задач или ищет возможность обмануть заказчика. И то, и другое приведет к проблемам во время работы.

Как проверить добросовестность подрядчика

Первое, что вы можете сделать, — запросить информацию в описанном выше формате. В случае отказа стоит задуматься, нужен ли такой провайдер. Если данные будут на руках — можно сделать некоторые расчеты:

• Ставка до 200 руб./час на одного человека — тревожный звоночек. Либо провайдер не платит налоги, либо нанимает самый дешевый персонал. Либо все вместе, что не сулит ничего хорошего.
• Согласно Трудовому кодексу, коэффициент «обеления зарплаты» равен 1,65. Если зарплата ниже рыночной на 20% и более — значит, не избежать текучки.
• Недобросовестный подрядчик, как правило, закладывает в ставку минимум дополнительных затрат, рассчитывая на коллаборацию заказчика.
• Коридор маржинальности должен быть 7–16%. Если цифры другие — что-то не так.
• Добросовестный подрядчик может предоставить рекомендации и рассказать об опыте ведения аналогичных проектов.
• Подрядчик без необходимости не будет настаивать на присутствии своего представителя на площадке заказчика.

Подозрительная ставка

Ставка до 200–300 рублей в час — подозрительна в любом случае, особенно если в нее уже включены дополнительные затраты.

Посчитайте сами — оклад сотрудника с учетом уплаты налогов, но без учета дополнительных затрат и с тем, что провайдер работает под 0% маржинальности, равен: ставка провайдера / 1,65 х 165.

Например, если ставка 250 рублей, то оклад составляет: 250 / 165 х 1,65 = 25 000 рублей.

Что важно знать провайдеру

Если провайдер добросовестный, то на этапе обсуждения он обязательно уточнит такие моменты:

• требования к комплектации персонала;
• сферу должностных обязанностей персонала;
• необходимость общежития для сотрудников;
• возможность использования корпоративного транспорта клиента, бесплатно или по установленной цене;
• корректные нормативы на услуги;
• другие требования.

Если провайдер не задает вопросов или не уточняет важные моменты, это может говорить о его непрофессионализме.

Если вы хотите снизить ставку, это возможно за счет обсуждения рабочих моментов: условий работы персонала (спецодежда, питание, проживание, транспорт и пр.) и формирования нормативов на выполнение задач.

Удачные примеры использования аутсорсинга: кейсы

Кейс № 1

Компания: представитель топ-5 на рынке электроники и потребительских товаров.

Задача: оптимизация затрат на содержание команды «полевого персонала» (field force) — продавцов-консультантов, мерчандайзеров, супервайзеров. Сложности — выраженная сезонность спроса на товары и, как следствие, резкие изменения численности sales-команды.

Результат: если бы компания не пользовалась услугой аутсорсинга «полевых» сотрудников и держала постоянный штат из 770 сотрудников, ежегодная переплата по ФОТ (включая отчисления в ФСС, ФФОМС, ПФР) составляла бы в среднем 109 миллионов рублей.

Кейс № 2

Компания: изготовитель бытовых приборов премиум-сегмента.

Задача: поддержание и укрепление HR-бренда компании среди аутсорсинговой команды.

Результат:

• Совместно с провайдером разработали карту компетенций, чтобы оценивать кандидатов на предмет соответствия имиджу и духу компании еще на этапе собеседования.
• Провайдер организует для команды мотивационные мероприятия с участием менеджмента и HR-специалистов, где сотрудников знакомят с компанией, миссией и целями, продуктами и технологиями.
• Совместно с провайдером и HR-командой клиента разработали систему грейдирования, которая дает сотрудникам четкое представление о карьерных перспективах.
• Провайдер на регулярной основе проводит исследования среди проектных сотрудников — насколько они довольны работой.

Резюме — запрашивайте как можно больше информации и считайте заранее. Лишние затраты ни к чему, но погоня за низкой ценой порой подвергает неоправданным рискам.

Если вам нужны проверенные исполнители и надежность, площадка StaffStation, совместный проект HeadHunter и компании Ventra, — к вашим услугам. Это аутсорсинг под ключ: подбор и замена исполнителей, административная поддержка и сопровождение на всех этапах работы. В базе более 15 тысяч профессиональных исполнителей для решения любых проектных задач.

Рассчитать стоимость или проконсультироваться можно прямо на сайте.