Секретарь: личные качества превыше всего

Профессионального праздника секретарей в России нет. Однако в 2005 году инициативная группа секретарей из Москвы, Санкт-Петербурга, Воронежа, Таганрога, Ростова-на-Дону, Новосибирска и Перми, а также редакция журнала «Секрет@рь.RU» решили исправить эту несправедливость: учредить праздник – День Секретаря – и отмечать его в третью пятницу сентября.

Наши эксперты знакомят молодых специалистов с тем, какое влияние оказал кризис на востребованность секретарей, что следует предпринять тем, кто хочет найти работу в этой области, какими навыками нужно обладать, чтобы успешно пройти собеседование на должность секретаря, на какую компенсацию можно рассчитывать соискателям, решившим связать свою судьбу с этой профессией.

Займитесь активным поиском

– Больше всего от финансового кризиса пострадали малоквалифицированные секретари (АХО, ресепшн). Как правило, это студенты, которые в период учебы устраивались в профильные компании, рассчитывая изучить бизнес изнутри, чтобы уже после получения диплома перейти в разряд ассистентов или менеджеров по своей специальности. Кроме того, под сокращение попало большое количество помощников не первых лиц компаний, а также вторые помощники руководителей высшего звена. Без работы в конце прошлого года остались и помощники руководителей-экспатов в иностранных компаниях.

А вот высокооплачиваемые квалифицированные секретари и помощники, досконально изучившие за несколько лет работы все нюансы конкретного бизнеса, выполняющие по сути функции референта и занимающиеся полной административной поддержкой руководителя, умеющие грамотно планировать его рабочий день и владеющие одним или несколькими иностранными языками, остались на своих местах. Правда, нужно отметить, что и у таких «идеальных» сотрудников были сокращены оклады, в среднем на 15%.

Рекомендации

Тем, кто по стечению обстоятельств сегодня остался без работы, я рекомендую не терять веры в себя и свои силы. Вы являетесь обладателями очень сложной и ответственной профессии. В этой связи всегда вспоминается история о том, как представитель японской фирмы, позвонив партнеру, которого не оказалось на месте, пообщался с его секретарем и в следующий раз сделал комплимент руководителю, сказав, что у него секретарь – красавица. «А как Вы узнали, Вы же ее не видели!» – удивился тот.  «Она разговаривает, как красавица», – ответил японский партнер.

Словом, если вы планируете расти и развиваться в этой профессии, у вас есть все шансы преуспеть и стать незаменимым специалистом. На сегодняшний день достаточное количество крупных компаний и холдингов открывают вакансии секретарей (помощников). Ваша задача сейчас – не упустить шанс получить работу своей мечты. Для этого необходимо каждый день мониторить рынок и отправлять свое резюме как можно быстрее, поскольку на хорошие вакансии работодатели получают сегодня до сотни резюме в день. Займитесь активным поиском, не ждите ответа от специалиста по подбору, а будьте в меру навязчивы и напоминайте о себе сами. В общем, используйте свои профессиональные и личные качества, в первую очередь, аккуратность, коммуникабельность и пунктуальность в своих же целях, и тогда поиск новой работы не займет у вас много времени.

Если же вы хотите сменить профессию, попробуйте найти работу, для выполнения которой потребуются аналогичные личные и профессиональные компетенции: исполнительность, доброжелательность, коммуникабельность. У вас есть шанс стать продавцом (менеджером по продажам, продавцом-консультантом и пр.), администратором. Кроме того, в такой ситуации я бы задумалась об учебе и получении специальности, которая вам будет по душе.

Параметры оценки кандидатов

Грамотные управленцы уделяют особое внимание поиску личного секретаря или помощника. Как правило, личный секретарь в крупной компании должен отвечать следующим требованиям:

• опыт работы от 3 лет
• высшее образование
• иностранный язык как большое преимущество

Личные качества:

• ответственность
• пунктуальность
• приветливость
• умение слушать и слышать
• умение хранить секреты

Функциональные обязанности:

• делопроизводство, документооборот
• полная административная поддержка руководителя
• деловая переписка
• планирование рабочего дня руководителя
• прием гостей

Заработная плата: 45-60 000 рублей.

Будьте адекватны в своих запросах

– Финансовый кризис, безусловно, отразился на состоянии рынка труда в целом. Специалисты административной сферы (секретари, офис-менеджеры и др.) оказались «в зоне риска» одними из первых. Компании стараются перераспределить административные функции среди имеющихся сотрудников или отдать их на аутсорсинг, чтобы не нанимать новый персонал, поэтому количество административных вакансий на рынке значительно сократилось.

Образ «идеального секретаря» в принципе остался прежним, но требования к административным, как и к другим, вакансиям из-за сильной конкуренции среди кандидатов стали жестче. В особенности это касается опыта работы на аналогичной позиции и уровня владения английским языком.

Что касается финансовой компенсации, то она уменьшилась или в лучшем случае не увеличилась. В первую очередь это касается социального пакета (оплата питания, проезда, мобильной связи, ДМС), который был урезан или вовсе сокращен. Многим также уменьшили оклады, а что касается бонусов, то на административных позициях они, как правило, и так не были предусмотрены, так как эта категория персонала не имеет прямого влияния на развитие бизнеса, как, например, специалисты по продажам.

Рекомендации

Для поиска хорошей работы:

• Используйте все возможные источники поиска: 

1. Интернет,
2. Сотрудничество с крупными кадровыми агентствами.
3. Рассылку резюме по интересным компаниям напрямую.
4. Посещение ярмарок вакансий, центров занятости.
5. Рекомендации знакомых и др.
6. Постоянно занимайтесь саморазвитием:
   • выучите иностранный язык;
   • пойдите на курсы, необходимые для получения специальных навыков;
   • завершите образование;
   • получите, если нужно, новую квалификацию;
   • получите водительские права и т. п.
7. Будьте гибкими, рассматривайте как можно больше вариантов, не ленитесь составлять и рассылать резюме под конкретную вакансию, ходить по собеседованиям, проходить тесты, так как этот ценный опыт пригодится вам в будущем и даст возможность оценить самого себя.
8. Будьте адекватны в своих запросах, не стоит настаивать сразу на высокой заработной плате или руководящей позиции при небольшом опыте работы.
9. Никогда не отступайте от своей цели, так как тот, кто активно ищет работу, всегда ее находит.

Сегодня стоит обратить внимание на вакансии в таких сферах как ИТ, медицина и фармация, производство и продажа ТНП и др.

Параметры оценки кандидатов

Наши клиенты, для которых мы осуществляем подбор на административные позиции, как правило, предъявляют следующие требования к кандидатам:   

1. Оконченное высшее образование (профиль обычно не имеет значения; в зависимости от направления деятельности компании иногда предпочтительны филологи, а иногда специалисты с техническим образованием).
2. Опыт работы от полутора-двух лет на аналогичной позиции (очень желательно в компании такого же уровня и/или с руководителем, занимающим примерно такую же позицию – топ-менеджер, экспат и т. д., – если требуется персональный ассистент);
3. Круг обязанностей довольно широкий, в зависимости от позиции он варьируется от приема звонков, отправки корреспонденции и ведения документооборота до планирования рабочего дня руководителя или последовательного перевода на переговорах.
4. Из навыков в первую очередь необходимо отличное владение ПК (пакет MS Office на продвинутом уровне) и владение иностранными языками (английский обязательно, остальные иностранные языки как плюс).
5. Что касается личных качеств, то идеальный кандидат должен быть:
   • приветливым;
   • с хорошими коммуникативными навыками и грамотной речью;
   • очень внимательным;
   • собранным;
   • ответственным.

Иногда компании предъявляют особые требования к внешнему виду кандидатов, если это позиция секретаря на ресепшн, который является лицом компании, или персонального ассистента топ-менеджера, сопровождающего его на переговорах.

Изучите состояние рынка

– Финансовый кризис очень сильно сказался на рынке административного персонала в период с января по апрель 2009 года, когда компании фактически полностью прекратили поиск кандидатов по данному направлению. Ситуация начала улучшаться с апреля 2009 года: рынок административного персонала «ожил», появилось большое количество вакансий, и положительная тенденция сохраняется по сей день.

Работодатели стали сегодня более требовательно относиться к выбору кандидатов. Если раньше они готовы были брать на работу студентов, кандидатов без опыта работы/с минимальным опытом, то сейчас ситуация в корне изменилась, так как на рынке присутствует большое количество соискателей с хорошим опытом работы.

Многие компании, которых не затронул кризис, не урезали оклады и бонусную часть. Однако в целом заработная плата заметно сократилась по сравнению с прошлым годом. Это связано, во-первых, с ситуацией на рынке, а во-вторых, с тем, что количество безработных достаточно велико, поэтому многие соискатели существенно снизили свои финансовые ожидания.

Рекомендации

Специалистам, попавшим под сокращение и вынужденным искать новое место работы, можно посоветовать следующее:

1. При выборе работодателя очень скрупулезно подойдите к изучению информации об этой организации. Выясните, как давно компания работает на рынке, насколько она стабильна и т.п. Найдите информацию о компании в Интернете, зайдите на сайт, посоветуйтесь со знакомыми.
2. Если вы попали под сокращение либо по каким-то другим причинам покинули прежнее место работы, то не стоит разбрасываться поступающими предложениями от компаний-работодателей. Уделяйте внимание всем приглашениям, активно анализируйте их. Но не надо и хвататься за первую же вакансию, так как административных позиций на рынке становится все больше. Общий совет таков: всесторонне оцените ситуацию, но сильно не затягивайте с выбором новой работы, потому что, несмотря на оживление рынка, конкуренция среди соискателей по-прежнему очень велика.
3. Перед тем как размещать резюме и указывать ожидаемый уровень дохода, изучите состояния рынка на данный момент. Скорее всего, сегодня вам придется несколько умерить свои ожидания по заработной плате.

Параметры оценки кандидатов

Образование:

Если позиция секретаря предполагает дальнейший рост в компании, то работодатель принимает на работу кандидатов с высшим или неоконченным высшим образованием. Позицию без карьерных перспектив  может занять кандидат со средним специальным образованием. Что касается иностранного языка, то все международные компании предпочитают, чтобы соискатели владели английским языком.

Опыт работы:

На данный момент работодатели хотят видеть кандидатов с опытом работы от 0,5-1 года.

Функциональные обязанности:

1. Прием и переадресация входящих звонков.
2. Отправка и прием факсимильных сообщений.
3. Заказ такси.
4. Встреча посетителей компании, обеспечение их всей необходимой информацией.
5. Взаимодействие с курьерской службой.
6. Выполнение других поручений руководства.

Личные качества:

1. Коммуникабельность.
2. Доброжелательность.
3. Стрессоустойчивость.
4. Презентабельный вид.
5. Правильно поставленная речь.
6. Желание учиться и узнавать новое.

Навыки:

1. Опытный пользователь ПК
2. Знание английского языка.

Внимательно присмотритесь к работодателю

– Сегодня компании стали более требовательны к сотрудникам всех уровней. На позицию секретаря работодатель за меньшие деньги хочет получить универсального специалиста. Помимо «презентабельной внешности» компания рассчитывает на кандидата со знанием иностранного языка (в основном, английского), а еще лучше с  двумя иностранными языками. Теперь работодатель не хочет тратить время и ресурсы на обучение новых работников, а стремится получить сотрудника с опытом работы именно по специфике бизнеса своей компании. Сейчас больше всего востребованы специалисты с опытом работы от 3 лет. Секретари без опыта, либо с «рваным» опытом работы практически никому не нужны.

Заработная плата

Что касается компенсационного пакета, то у рядовых секретарей он, конечно же, уменьшился. А вот у личных помощников с большим функционалом фиксированный оклад остался на том же уровне, но сократился соцпакет.

Мотивация

Тем, кто стремится получить позицию секретаря в крупной компании или на большом предприятии, необходимо понимать, почему он хочет работать именно на этой позиции и почему именно в этой компании. Если вы планируете в дальнейшем свой профессиональный рост, то лучше сразу идти работать в то подразделение, внутри которого вы хотите дальше развиваться. Нужно помнить, что при выборе работодателя обязательно следует изучить рынок, внимательно «присмотреться» к компании (насколько она стабильна, известна на рынке и т.п.), чтобы потом строчка в резюме выгодно выделяла вас на фоне остальных кандидатов.

Опыт

Если вы уже имеете опыт работы и знаете специфику определенной отрасли бизнеса, то при выборе вакансии обращайте внимание на аналогичные позиции, так как тот опыт, который вы уже успели получить, очень ценится работодателями. В данном случае вы будете обладать неоспоримым преимуществом перед другими кандидатами, опыт которых отличен от специфики компании.

И помните, что все работодатели, помимо пристального внимания к таким параметрам, как высшее образование, знание языков, приятная внешность, хотят видеть в качестве кандидата на вакансию секретаря доброжелательного, обязательного, стрессоустойчивого и амбициозного человека.